Actualité

4 février 2025

Équipements de laboratoire : comment faciliter l’inventaire et la maintenance ?

Gérez vos équipements de laboratoire sans stress grâce à la digitalisation.

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Des micropipettes aux séquenceurs en passant par les microscopes valant plusieurs centaines de milliers d’euros, les laboratoires s’appuient sur une vaste gamme d’équipements de pointe.

Garantir la Qualité des équipements est essentiel pour

Assurer la fiabilité des résultats d’analyses et d’expérimentation
Préserver la durabilité des instruments, souvent très coûteux, et maximiser leur retour sur investissement
Respecter les normes et certifications telles que :
La norme ISO 9001, adoptée par de nombreux laboratoires pour structurer leur démarche qualité
La norme ISO 17025 pour les laboratoires d’étalonnage et d’essais

Aujourd’hui, de nombreux laboratoires s’appuient encore sur des méthodes manuelles, comme des fichiers Excel ou des fiches papier, pour assurer le suivi de leurs équipements (inventaire, maintenance préventive, maintenance corrective…). Ces outils, bien que familiers, rendent la gestion fastidieuse, augmentent le risque d’erreurs humaines et compliquent le respect des exigences réglementaires pour les laboratoires réglementés engagés dans une démarche qualité.

Cet article explore les problématiques des laboratoire liées au suivi des équipements et comment une gestion des équipements digitalisée apporte une solution efficace.

SMQ : Système de Management de la Qualité

Gestion GSE

Gestion des audits

Gestion des validations et inventaires

Problématiques des laboratoires

Manque de visibilité sur l’état et l’historique des équipements

L’accumulation d’équipements, souvent répartis sur plusieurs sites ou départements, complique la gestion et le suivi centralisé. Sans une base de données unique et fiable, il est difficile d’accéder rapidement aux informations clés (date de la dernière maintenance, état actuel…)

Coût élevé des équipements : nécessité d’une maintenance rigoureuse

Une maintenance insuffisante, outre les risques de pannes et résultats incorrectes, peut également remettre en question la couverture assurantielle des certains dispositifs.

Gestion manuelle des équipements chronophage pour les responsables d’équipement

Le suivi et la maintenance des équipements sont souvent assurés par des techniciens dont ce n’est pas la mission principale, ce qui les détourne de leurs tâches essentielles et alourdit leur charge de travail.

Frein à la conformité réglementaire

La traçabilité et l’intégrité des données liées aux équipements sont des critères essentiels pour l’obtention de certifications Qualité. Avec des méthodes de gestion manuelles, la collecte de preuves de conformité devient laborieuse et augmente le risque de non-conformité.

Face à ces problématiques, une gestion digitalisée des équipements apparaît comme une solution incontournable pour améliorer l’efficacité, améliorer la qualité et optimiser les ressources des laboratoires.

Comment la digitalisation facilite la gestion des équipements de laboratoire

1. Automatisation des flux de travail

Les workflows automatisés sont au cœur des outils BPM (Business Process Management) tel que les logiciels de gestion d’équipements. Ils permettent de structurer et d’automatiser chaque étape du cycle de vie d’un équipement, de son acquisition à sa mise hors service, en garantissant un suivi rigoureux et une meilleure coordination des interventions.

Grâce à ces workflows, les laboratoires peuvent :

Définir des processus spécifiques en fonction de chaque équipement, intégrant les actions de maintenance, les équipes responsables, les échéances à respecter…
Définir des rappels et notifications automatisés : des alertes par e-mail ou via l’interface du logiciel informent les équipes des actions à réaliser (maintenance préventive, calibration, remplacement de pièces…).
Suivre en temps réel l’avancement des opérations : Une gestion digitalisée offre des tableaux de bord et des indicateurs clés permettant un suivi en temps réel ainsi que des rapports personnalisés pour des prises de décision facilitées.

2. Fonctionnalités adaptées aux besoins des laboratoires

Un logiciel de gestion d’équipements permet d’attribuer à chaque appareil des informations précises et centralisées, facilitant le suivi :

Identification et responsabilité (inventaire des équipement) : identification de l’appareil et attribution d’un responsable, (N° d’identification, enregistrement du fabricant, localisation de l’équipement…)
Plan de maintenance préventive : création de plannings d’entretien
Suivi des maintenances correctives
Gestion des certifications : suivi des accréditations et des étalonnages pour garantir la conformité aux normes.
Documentation : accès immédiat aux procédures d’utilisation du matériel
Qualification du personnel : suivi des habilitations des utilisateurs
Mise en place de check-lists : simplification des validations d’équipements et des opérations de maintenance.

3. Centralisation des données, collaboration favorisée

Avec une plateforme digitale, toutes les informations liées aux équipements sont accessibles en un seul endroit. Cela favorise une meilleure coordination entre les équipes, qu’il s’agisse des responsables qualité, des techniciens ou des auditeurs. Une gestion centralisée élimine les silos d’information et améliore la réactivité en cas de problème.

4. Traçabilité, intégrité et sécurité des données

La signature électronique et l’audit trail renforcent la traçabilité et l’intégrité des données. Chaque action effectuée sur un équipement est enregistrée avec une piste d’audit détaillée, garantissant la conformité aux exigences réglementaires et facilitant les audits.

Les logiciels SaaS offrent des protections avancées contre la perte ou la falsification des informations grâce à un stockage sécurisé des données.

Bénéfices d’une gestion digitalisée des équipements de laboratoire

En automatisant la gestion des équipements, la digitalisation apporte des bénéfices concrets qui améliorent la performance globale des laboratoires tout en garantissant leur conformité réglementaire.

Augmentation de l’efficacité opérationnel du personnel : recentrez-vous sur votre cœur de métier

Les responsables qualité, HSE et les techniciens ne perdent plus de temps à rechercher des informations dans des fichiers Excel ou des dossiers papier. Tout l’historique des équipements (état, interventions, calibrations…) est accessible en quelques clics via une plateforme centralisée. Cela permet aux équipes de se concentrer sur leurs missions scientifiques et de réduire les tâches administratives chronophages.

Gain financier : réduction des coûts et allongement de la durée de vie des équipements

Les équipements de laboratoire représentent un investissement conséquent. Une maintenance préventive bien planifiée grâce à un système digitalisé permet d’éviter les pannes coûteuses et les interruptions d’activité. De plus, un suivi rigoureux contribue à prolonger la durée de vie des appareils, optimisant ainsi les dépenses et limitant les besoins en remplacement.

Facilitation des certifications et des audits

Pour les laboratoires réglementés ou ceux souhaitant s’inscrire dans une démarche Qualité, la digitalisation de la gestion des équipements devient indispensable. Une solution digitale assure une traçabilité complète, avec un accès instantané aux documents de conformité, aux rapports d’intervention et aux historiques de maintenance. Lors des audits, toutes les informations sont centralisées et disponibles immédiatement, simplifiant les démarches et réduisant le stress lié aux inspections réglementaires.

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Conclusion

La maintenance des équipements de laboratoire est essentielle pour garantir la fiabilité des résultats, prolonger la durée de vie du matériel, limitez les coûts et assurer la conformité aux exigences réglementaires. Pourtant, une gestion manuelle basée sur des fichiers Excel ou des documents papier entraîne un manque de visibilité, une perte de temps et un risque accru d’erreurs ou d’oubli.

Grâce aux logiciels de gestion d’équipements tels que la plateforme GxpManager, vous automatisez le suivi des équipements, centralisez les données et simplifiez les processus de maintenance.

Ne laissez plus la gestion de vos équipements être une contrainte. Avec une solution digitale moderne simplifiez l’inventaire et la maintenance de vos équipement tout en améliorant vos performances. Concentrez-vous sur l’essentiel : l’innovation et la qualité scientifique.