CAS D’USAGE

Artworks : Gestion d’Articles de Conditionnement (ADC) et de promotions

L’application permet un gain de temps dans l’approbation des articles de conditionnement de 20 % dû à la centralisation de tous les éléments.

Contexte

Une société pharmaceutique qui fabrique, distribue et promeut ses marques dans 75 pays dans le monde, recherche une solution de contrôle des supports promotionnels et institutionnels, avec un processus de contrôle et d’approbation des articles de conditionnement pour ses produits, jusqu’à la validation d’un Bon A Tirer (BAT) pour l’imprimeur (sous-traitant).

Le challenge

Multiplication des articles de conditionnements et publicitaires avec des contraintes locales et régionales à respecter, et gestion de multiples versions suite à l’évolution des réglementations locales et internationales.

Le besoin d’une plateforme unique, afin de centraliser la gestion des articles de conditionnements, de formation et publicitaires, et d’un système supportant les différentes langues et typographies nécessaires.

La définition de la solution

Une application de gestion et du contrôle du flux de vérification et d’approbation des :

Différents articles de conditionnements (boîtes, notices, étiquettes…)
Formation à destination des professionnels de santé
Publicités à destination des professionnels de santé

Une gestion effectuée par les affaires réglementaires au travers d’un système d’approbation (Workflow à plusieurs niveaux), jusqu’à la création d’un Bon à Tirer (BAT) pour le sous-traitant quand nécessaire.

Le client et les utilisateurs finaux ont été impliqués dans le développement et dans l’enrichissement de la solution afin de répondre aux exigences de conformité, la gestion des accès des utilisateurs, et d’assurer l’intégrité des données tout au long du processus.

Les bénéfices

Une application permettant aux utilisateurs un gain de temps dans l’approbation des articles de conditionnement de 20 % due à la centralisation des tous les éléments sur une seule plateforme.

Gestion fine des accès de tous les utilisateurs
Gestion des saisies d’informations obligatoire
Maîtrise du processus d’approbation avec signature électronique
Traçage des modifications grâce à l’audit trail
Maitrise de la version des articles de conditionnement et des supports promotionnels
Validation du Bon à Tirer (BAT) en 1 clic
Gestion des sous-traitants

La solution a été mise en place sur 8 semaines, avec un workshop initial et 4 sprints. Le client ayant l’application entre les sprints afin de tester et de la faire évoluer selon l’utilisation et les besoins.

Les résultats

Gain de temps de 20 % sur l’approbation des articles de conditionnement
Réduction du temps dans le processus de validation des supports promotionnels
Simplification de la collaboration des affaires réglementaires, au niveau international, avec l’utilisation d’une plateforme unique.

L'application utilisée

L’application a été réalisée sur-mesure.

La technologie mise en œuvre

Les applications sont mises à disposition en SaaS pour optimiser la rapidité de mise en œuvre, l’intégration immédiate, la flexibilité, l’administration de l’infrastructure déléguée.
Toutes les opérations de mise à jour, sauvegarde, restauration et archivage sont automatisées.
Les données en Cloud sont hébergées en France par un acteur souverain, en Data Centers hautement sécurisés et certifiés ISO 27001:2013.

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