Une société pharmaceutique qui fabrique, distribue et promeut ses marques dans 75 pays dans le monde, recherche une solution de contrôle des supports promotionnels et institutionnels, avec un processus de contrôle et d’approbation des articles de conditionnement pour ses produits, jusqu’à la publication d’un Bon A Tirer (BAT) pour l’imprimeur (sous-traitant).
Multiplication des articles de conditionnements et publicitaires avec des contraintes locales et régionales à respecter, et gestion de multiples versions suite à l’évolution des réglementations locales et internationales.
Le besoin d’une plateforme unique, afin de centraliser la gestion des articles de conditionnements, de formation et publicitaires, et d’un système supportant les différentes langues et typographies nécessaires.
Une application de gestion et du contrôle du flux de vérification et d’approbation des :
- Différents articles de conditionnements (boîtes, notices, étiquettes…)
- Formations à destination des professionnels de santé
- Publicités à destination des professionnels de santé
Une gestion effectuée par les affaires réglementaires au travers d’un système d’approbation (Workflow à plusieurs niveaux), jusqu’à la création d’un Bon à Tirer (BAT) pour le sous-traitant quand nécessaire.
Le client et les utilisateurs finaux ont été impliqués dans le développement et dans l’enrichissement de la solution afin de répondre aux exigences de conformité, la gestion des accès des utilisateurs, et d’assurer l’intégrité des données tout au long du processus.
Une application permettant aux utilisateurs un gain de temps dans l’approbation des articles de conditionnement de 20 % due à la centralisation des tous les éléments sur une seule plateforme.
- Gestion fine des accès de tous les utilisateurs
- Gestion des saisies d’informations obligatoire
- Maîtrise du processus d’approbation avec signature électronique
- Traçage des modifications grâce à l’audit trail
- Maitrise de la version des articles de conditionnement et des supports promotionnels
- Création de Bon à Tirer (BAT) en 1 clic
- Gestion des sous-traitants
- Suivi de formation simplifié
- Simplification de la collaboration au niveau international
- Validation des supports promotionnels réduit de 30% (temps)
La solution a été mise en place sur 8 semaines, avec un workshop initial et 4 sprints. Le client ayant l’application entre les sprints afin de tester et de faire évoluer selon l’utilisation et les besoins.
Gestion des ArtworkdsLa gestion des artworks permet de simplifier et d’accélérer la validation des Articles de conditionnement, de publicité et de formation des professionnels de la santé, grâce à une centralisation des décisions sur une plateforme unique.
Fonctionnalités Clés :
- Workflow
- Signature électronique
- Versioning
- Audit Trail
- Notification e-mail
- Publication en 1 clic