Application de gestion des données de réglementations des transports aériens

Elimination des Excel®
Audits Facilités
Gain de productivité
Amélioration de la Qualité
Collaboration facilitée

Contexte de la demande de digitalisation

Notre client est un transporteur aérien international. Pour la gestion de la conformité réglementaire et la maitrise des risques, notre client utilise des fichiers Excel®. Ces fichiers Excel® comportent la liste de toutes les normes et réglementations auxquelles la compagnie doit se conformer :

Normes IATA (International Air Transport Association)
Normes IOSA (IATA Operational Safety Audit)
Normes EASA (Agence Européenne de la Sécurité Aérienne, en anglais European Union Aviation Safety Agency)
Normes FAA (Federal Aviation Administration)
Normes nationales
Autres réglementations et politiques internes

Ces règlementations définissent les exigences techniques et les procédures administratives relatives aux opérations aériennes ainsi que les exigences applicables au personnel navigant et au personnel de cabine.

Problématiques liées à l’utilisation d’Excel®

Les fichiers Excel® sont devenus très lourds et difficiles à gérer pour notre client :

Les milliers de lignes rendent la navigation et la recherche d’informations dans les fichiers Excel® laborieuses et chronophages.
La multitude de champs (en colonnes) renforce la complexitént de la visualisation.
Enfin les nombreux doublons alourdissent les fichiers inutilement et rajoutent à la complexité d’utilisation et de mise à jour des fichiers.

Le besoin client

Transformer 4 documents Excel® comprenant au total 12000 lignes, en une application GxpManager unique afin de centraliser l’information et permettre une recherche et une gestion de données réglementaires facilitées.

1^ère étape : Traitement des données
Centraliser, réorganiser toutes les données et éliminer les doublons

2^e étape : Construction d’une application sur-mesure GxpManager
avec injection des données traitées en étape 1.

La solution applicative

Une collaboration étroite entre notre client et le consultant technico-fonctionnel GxpManager a permis de réaliser le traitement des données ainsi que la construction d’une application sur mesure en 10 jours de prestation GxpManager pour une durée totale de projet de 4 mois (du lancement du projet à la livraison).

Les 12000 lignes ont été réduites à environ 3600 en réorganisant l’information et en éliminant les doublons.

L’application permet de spécifier pour chaque réglementation :

Les services et les personnes responsables en interne : responsable de la veille, responsable de l’expertise…
La date d’effectivité
La référence de la documentation associée
La surveillance réglementaire

Application sur-mesure

GxpManager

Fonctionnalités

Outil de recherche avancée
Audit trail : chaque ajout, modification ou suppression de donnée est tracé
Gestion des accès : 90% des utilisateurs disposent d’un accès limité à de la consultation, 10% des utilisateurs disposent d’un accès administrateur et peuvent apporter des modifications.

Agilité

Notre client dispose d’une application agile pouvant facilement évoluer selon ses besoins. Les possibilités d’évolutions de l’application GxpManager sont nombreuses ; en voici quelques exemples :

Management de la Qualité plus élaboré avec Gestion des non-conformités et suivi des CAPA (Plan d’Actions Correctives et Préventives) grâce à des workflow sur-mesure.
Gestion des audits : possibilité de mise en place d’outils de planification et de suivi des audits ainsi que des actions correctives associées.
Suivi de veille réglementaire
Outils de gestion HSE
Analyse des risques.

Résultats

Pour notre client, les bénéfices de l’élimination des fichiers Excel® au profit d’une application de gestion de la conformité, sont de plusieurs natures :

Gain de temps et de productivité
Audits facilités
Amélioration du Management de la Qualité
Centralisation de l’information en un point unique : facilite la collaboration entre les différents services
Capitalisation sur les données : l’information précieuse contenue dans les fichiers Excel® était sous exploitée. Avec la transition vers GxpManager, notre client peut aujourd’hui réellement analyser et exploiter ses données en toute simplicité.
Traçabilité de chaque modification de données grâce à l’audit trail
Meilleure visibilité globale
Meilleure ergonomie
Maintien de la conformité réglementaire facilité.

Les retours de notre client

Notre client a tout particulièrement apprécié la rapidité de mise en œuvre et la réactivité du consultant technico-fonctionnel qui a mis en place la solution.