CAS D’USAGE

Processus Master Data (MDM)

L’application permet de digitaliser la collecte, la vérification et l’approbation des données afin de les centraliser dans le Master Data Management (MDM) : une Gestion des Données de Référence (GDR) permettant l’utilisation de données de qualité au sein de l’organisation.

Contexte

Nos clients, producteurs mondiaux de médicaments, sont aujourd’hui confrontés à la lourdeur des formulaires papier et de leur suivi sous Excel.

Les formulaires papier, présents en grand nombre dans les industries réglementées, engendrent des non-conformités liées aux réglementations pour l’intégrité des données. Ils sont aussi fortement consommateurs de temps et peu respectueux de l’environnement.

Le processus de Gestion des Données de Référence (Master Data Management) est une activité de maitrise des données, en amont des solutions du système d’informations (ERP, MES, LIMS…).

Le besoin client

Digitaliser la collecte, la vérification et l’approbation de Master Data

Les Master Data sont les données référentielles de vos processus métier. Les formulaires papiers (modèles PDF) sont le plus souvent utilisés pour la collecte, la vérification et l’approbation des données, en complément de fichiers Excel. Cependant, ils ne correspondent plus au niveau de conformité demandé et donc au maintien de la qualité des données, de l’intégrité des données ou encore de la sécurité des données demandé chez nos clients dans un environnement hautement réglementé.

Définition de la solution

La solution mise en place a été réalisée sur-mesure avec GxpForms

Sur la base des formulaires papiers et PDF, ainsi que des fichiers Excel de suivi fournis par les clients, les consultants ont conçu des applications reproduisant le processus de Gestion des Données Référentielles (Master Data Management) de nos clients. En permettant la centralisation des données en un seul point afin de simplifier l’organisation et de garantir l’intégrité des données.

Les résultats

L’application a permis au client de :

Conserver/archiver les formulaires électroniquement

Gérer les saisies d’informations obligatoires
Maitriser la version des formulaires
Gagner en productivité grâce à des circuits de validation et de signature maitrisés
Signer électroniquement les formulaires depuis son poste de travail ou en télétravail (diminution des déplacements)
Tracer toutes les modifications/suppressions/créations d’informations grâce à l’audit trail
Exploiter les données saisies par des rapports sous format Word ou PDF ou encore Excel
Créer des indicateurs de performances pour le suivi des formulaires

En résumé, grâce à cette application sur-mesure, et mise en place en un temps record, les utilisateurs peuvent suivre le processus de création ou mise à jour de Master Data de manière dématérialisée et en toute simplicité.

L'application GxpManager utilisée

GxpForms

Application sur-mesure

GxpForms permet de créer des applications en conformité avec les exigences des différentes instances de réglementations internationales : EMA, FDA, GMP, ISO.

GxpManager a développé une plateforme qui intègre de puissantes fonctionnalités : conformité au 21 CFR Part 11, traçabilité, sécurité, flexibilité, reporting et analyses. Elle permet de créer, sans codage, des applications conformes sur-mesure, en réponse à vos problématiques et besoins.

L’application s’ajuste à votre logique métier et respecte votre organisation et vos processus. Nous étudions, avec vous, vos besoins et nous traduisons vos processus métiers en applications grâce à notre configurateur no code.

Grâce à son générateur super agile, les utilisateurs sont davantage impliqués dans la création et l’enrichissement de leur applications.