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Projet client

Gestion du processus de déménagement d'équipements de laboratoires

Identifier l’ensemble des étapes nécessaires pour déménager un équipement de laboratoire et structurer une démarche de gestion de projet associée.

Contexte

Notre client, grand laboratoire français intervenant dans le monde entier, souhaite disposer d’une solution pour gérer le déménagement d’équipements de plusieurs laboratoires vers un nouveau bâtiment unique.

Pour gérer les différentes étapes de ces transferts, notre client souhaite remplacer les fichiers Excel par un outil complet, intuitif et simple d’usage. Le projet a débuté en 2019 et devrait se finir en 2024.

GxpManager s’est donc lancé dans ce projet avec la création d’une maquette GxpXL et une participation à la définition du processus à mettre en place pour gérer les transferts d’équipements.

Le groupe de travail mis en place était constitué de moins de 10 personnes afin de représenter les différents acteurs du déménagement.

Le besoin client

Étape 1 : Identifier l’ensemble des étapes nécessaires pour déménager un équipement et structurer une démarche de gestion de projet associée.

Étape 2 : Définir un outil simple et fluide en évitant la mise en place de workflows par exemple.

La solution doit permettre, grâce à des indicateurs variés et puissants, de piloter facilement les différentes activités. Elle doit permettre de faciliter la traçabilité des équipements par la gestion d’étiquettes intégrant un identifiant et les informations de provenance et de destination.

Les formulaires de saisie doivent limiter les entrées manuelles d’informations pour favoriser la standardisation et éviter les erreurs (intégrité des données). Ils sont optimisés pour faciliter la saisie des nombreuses informations associées aux équipements.

Le module de gestion doit pouvoir intégrer des informations provenant de SAP de manière ponctuelle.

Définition de la solution

Mise en place du module sur-mesure GxpXL réalisée en 2 sessions et permettant de construire une maquette cible du module attendue.

Le projet a été dimensionné en 3 sprints réalisés sur 3 mois durant la période de confinement. Lors des sprints, les utilisateurs clés ont pu aligner la vision de leurs besoins avec les possibilités de la plateforme GxpXL, puis tester et faire évoluer le module selon les retours d’expérience.

Le module permet de regrouper les équipements en lots et d’en assurer les statuts et le suivi, depuis son local de départ jusqu’à son local d’arrivée.

Les résultats

Le module a permis au client de :

Gagner en productivité
Optimiser le suivi des équipements et des lots
Faciliter la saisie et la recherche d’informations concernant un lot ou un équipement
Tracer toutes les modifications/suppressions/créations d’informations grâce à l’audit trail
Extraire les données sous des formats standardisés et maitrisés
Gérer les saisies d’informations obligatoires
Exploiter les données saisies pour éditer des rapports sous format Word ou PDF et Excel selon les droits
Sécuriser les accès à l’application et à son contenu de manière fine
Disposer de synthèse et d’indicateurs sur l’activité
Disposer d’une vue d’ensemble des activités du déménagement

Le module GxpManager utilisée

GxpXL

Module sur-mesure

Module sur-mesure : GxpXL

GxpXL permet de digitaliser des fichiers Excel afin de répondre aux exigences et recommandations applicables aux enregistrements électroniques, signatures électroniques et systèmes informatisés : FDA 21 CFR part 11, GMP Annex 11, GMAP 5.

La plateforme GxpManager intègre de puissantes fonctionnalités : conformité, traçabilité, sécurité, flexibilité, reporting et analyses. Elle permet de créer des modules sur-mesure, en réponse à vos problématiques et besoins.

Le module s’ajuste à la logique métier et respecte l’organisation et ses processus. Nous étudions vos besoins et nous traduisons les processus métiers en module-sur mesure. Grâce à sa plateforme agile, les utilisateurs sont davantage impliqués dans la création, l’évolution et l’enrichissement permanent des modules.