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CAS CLIENT : Merck KGaA®
Digitalisation de formulaires

L’application réalisée pour Merck KGaA a permis la digitalisation de 70 formulaires papier représentant 12 000 exécutions par an.

Elle permet à Merck® :

Un gain de productivité équivalent à plus de 4 ETP par an
Une conformité simplifiée
Une optimisation des processus

Contexte

Merck KGaA® gère des milliers de formulaires papier chaque année, entraînant des coûts élevés, des délais et des erreurs potentielles. Dans le cadre de leur stratégie de transformation numérique, Merck® a confié à GxpManager la digitalisation de ses formulaires les plus critiques.

L’application GxpManager de digitalisation de formulaires a été implémentée sur 3 sites Merck en Suisse depuis 2020 :

2 sites à Vevey (un site de développement et un site de production)
1 site de production à Aubonne.

Merck est l’un des premiers fournisseurs mondiaux de produits et de services pour le secteur des Sciences de la vie. Merck développe des solutions pour la recherche, le développement et la production en biotechnologies. Les solutions Merck, aident les chercheurs des petits laboratoires comme ceux des gigantesques opérations industrielles.

Avec une équipe fermement engagée en faveur de l’innovation, Merck développe constamment des produits et des techniques innovantes pour répondre aux besoins évolutifs du secteur.

Problématiques

La gestion de milliers de formulaires papier sur plusieurs sites entraîne pour Merck® plusieurs problématiques :

des coûts élevés liés à l’impression et au transport
des délais dans les validations, souvent aggravés par des erreurs fréquentes
comme des champs oubliés ou mal remplis.
l’absence de traçabilité et la gestion manuelle des documents compliquent le maintien de la conformité réglementaire, impactant directement l’efficacité opérationnelle.

Pour répondre à ces enjeux, Merck® a identifié la nécessité d’une solution
capable de digitaliser les processus, de garantir l’intégrité des données et de
simplifier la gestion des flux de travail.

La solution de digitalisation

Merck a choisi de faire à nouveau confiance à GxpManager pour ce projet de digitalisation de formulaires papier. Une première application étant déjà en place chez Merck pour la digitalisation du processus de Master Data Management.

GxpManager a déployé une solution de digitalisation sur-mesure pour Merck®, incluant :

la digitalisation de 70 formulaires critiques utilisés sur 3 sites
représentant environ 12 000 exécutions annuelles.

Cette solution a intégré :

des workflows automatisés avec notifications par e-mail
des signatures électronique
un archivage sécurisé, éliminant ainsi les pertes de documents et les erreurs de saisie.
une simplification des processus existants
une traçabilité complète des formulaires, rendant les données accessibles
et fiables pour une gestion optimisée

Le centre de services GxpManager

Aujourd’hui Merck® utilise le Centre de services GxpManager pour des demandes ponctuelles de formulaires à digitaliser. Un formulaire simple peut être produit en 3 à 4 jours par notre centre de services.

Exemple : Demande le lundi > Configuration le mardi > Modifications le Mercredi > mise en production le jeudi.

Grâce à ce processus optimisé, GxpManager a déjà digitalisé plus de 70 formulaires pour Merck®, améliorant ainsi leur efficacité opérationnelle et leur conformité.

Les résultats

Grâce à la digitalisation des formulaires, Merck® a réalisé :

un gain de productivité équivalent à plus de 4 ETP (Employé à Temps Plein) par an
éliminé les retours QA dus à des champs incomplets
facilité les audits grâce à une conformité simplifiée et une traçabilité renforcée

Les utilisateurs bénéficient désormais d’une solution intuitive tandis que la direction dispose de tableaux de bord et d’indicateurs de performance (KPI) pour piloter efficacement les activités. Cette transformation numérique a non seulement amélioré les processus internes, mais également renforcé la sécurité et l’intégrité des données.

Temps gagné par Merck par an
en ETP (Employé à Temps Plein)

Témoignage

Valentin Martin
Global Manufacturing Intelligence Lead chez Merck Group

“Ils sont très ouverts aux feedback. C’est agréable de pouvoir travailler avec eux puisqu’en fait on travaille plutôt dans un mode itératif où dès qu’on repère quelque chose, qu’on a une volonté d’amélioration ou quoi que ce soit, on est entendu. Et souvent dans une ou deux versions plus tard, c’est implémenté. C’est une bonne collaboration.”

Vidéo complète du témoignage

Conférence lors du Congrès Polepharma à Chartres – Novembre 2024

Cas d'usage Merck® :
Optimisation du Processus de Release Pharmaceutique

Chez Merck, le processus de release des lots de production pharmaceutique est un défi majeur en raison de la complexité et de la multiplicité des systèmes impliqués (SAP, MES, LIMS, système de gestion de la qualité, etc.). L’identification des blocages liés à la disponibilité des documents critiques, tels que les certificats d’analyse (COA), de conformité (COC) et d’autres documents réglementaires, est souvent laborieuse. Ce manque de visibilité centralisée engendre des retards, une perte de productivité, et augmente le risque de non-conformité, ce qui peut avoir un impact direct sur les délais de mise sur le marché.

Solutions avec GxpManager

Vue centralisée sur le processus de release
Merck utilise GxpManager pour centraliser toutes les données et documents critiques liés au processus de libération des lots. Cette solution agrège automatiquement les informations provenant de SAP, MES, LIMS et du système de gestion de la qualité, offrant une vue d’ensemble consolidée.
Identification et résolution des blocages
Grâce à une interface intuitive, GxpManager permet à Merck d’identifier immédiatement quels documents ou processus bloquent la libération des lots. Par exemple, un tableau de bord interactif indique si un COA, un COC ou un autre document est manquant, ainsi que la personne ou l’équipe responsable de sa validation ou de sa mise à disposition.
Intégration et automatisation
Via des API, GxpManager s’intègre parfaitement aux outils existants chez Merck, permettant un pilotage fluide et des actions rapides. Les utilisateurs peuvent accéder directement aux tâches bloquantes et aux responsables, réduisant les allers-retours et les délais d’exécution.

Résultats de la digitalisation des processus de release

Optimisation du délai de release : Chez Merck, le temps nécessaire pour identifier et résoudre les blocages a été considérablement réduit, accélérant la libération des lots.
Meilleure coordination interservices : Les équipes de production, qualité et logistique travaillent de manière plus synchronisée grâce à la visibilité offerte par GxpManager.
Conformité garantie : Une gestion centralisée assure que tous les documents requis sont disponibles et conformes avant la libération des lots.
Efficacité accrue : La solution a permis à Merck de réduire les tâches manuelles, de diminuer les risques d’erreur et d’augmenter la productivité globale des équipes.

Pour Merck, l’intégration de GxpManager a transformé le processus de release en une opération plus fluide, rapide et conforme, tout en répondant aux exigences strictes de l’industrie pharmaceutique.

Soyez plus productif et facilitez la conformité avec GxpManager, la plateforme No Code de création d’applications Qualité · Sécurité · Conformité

CAS CLIENT : Merck KGaA® Digitalisation de formulaires