CAS D’USAGE

Digitalisation de formulaires

Digitaliser plus de 1000 formulaires papier sans altérer le contenu et les processus de signature.

Contexte

Notre client, producteur de médicaments biotechnologiques dans le monde entier, est confrontés à la multiplication des formulaires papiers.

Ces formulaires sont utilisés pour effectuer des relevés de données, ou pour suivre une procédure d’assurance qualité (exemple : change control). ils sont imprimés, signés, diffusés et archivés.

Ce client, s’est lancé dans un projet de digitalisation de ses formulaires en 2018. Il a retenu la solution GxpManager avec son application GxpForms afin de digitaliser ses formulaires papier sur deux sites pilotes.

Le challenge

Digitaliser plus de 1000 formulaires papier (par site) sans altérer le contenu et les processus de signatures, sans alourdir les actions des utilisateurs, et lorsque c’est possible, en simplifiant la procédure.

Aujourd’hui, les formulaires papiers présents dans les industries réglementées peuvent engendrer des non-conformités liées aux problématiques d’intégrité des données. Ils sont aussi fortement consommateurs de temps et peu respectueux de l’environnement.

La définition de la solution

Mise en place de l’application GxpForms en collaboration avec le client, afin que les utilisateurs puissent créer, remplir et suivre les signatures de formulaire de manière dématérialisée et en toute simplicité.

Grâce à son générateur super agile et Low Code/No Code, le client et les utilisateurs ont été davantage impliqués dans la création et l’enrichissement de leur applications

Le tout respectant la conformité des réglementations de l’industrie et en gardant l’intégrités des formulaires.

Les résultats

L’application a permis au client de :

Conserver/archiver les formulaires électroniquement
Gérer les saisies d’informations obligatoires
De maitriser la version des formulaires
De gagner en productivité grâce à des circuits de validation et de signature maitrisés;
De signer électroniquement les formulaires depuis son poste de travail (diminution des déplacements)
De tracer toutes les modifications/suppressions/créations d’informations grâce à l’audit trail
D’exploiter les données saisies par des rapports sous format Word ou PDF ou encore Excel
De créer des indicateurs de performances pour le suivi des formulaires

L'application utilisée

GxpForms

Digitalisation de formulaires sur-mesure

GxpForms est une plateforme applicative en conformité avec les exigences des différentes instances de réglementations internationales : EMA, FDA, GMP, ISO.

GxpManager a développé une plateforme qui intègre de puissantes fonctionnalités : conformité au 21 CFR Part 11, traçabilité, sécurité, flexibilité, reporting et analyses. Elle permet de créer, sans codage, des applications conformes sur-mesure, en réponse à vos problématiques et besoins.

L’application s’ajuste à votre logique métier et respecte votre organisation et vos processus. Avec vous, nous étudions vos besoins et nous traduisons vos processus métiers en applications grâce à notre configurateur no code.

La technologie mise en œuvre

Les applications sont mises à disposition en SaaS pour optimiser la rapidité de mise en œuvre, l’intégration immédiate, la flexibilité, l’administration de l’infrastructure déléguée.
Toutes les opérations de mise à jour, sauvegarde, restauration et archivage sont automatisées.
Les données en Cloud sont hébergées en France par un acteur souverain, en Data Centers hautement sécurisés et certifiés ISO 27001:2013.