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Système de gestion de la qualité, un levier de performance

Le système de management de la qualité représente un enjeu pour les entreprises. Quand celui-ci est digitalisé, il devient un levier de performance indéniable

Visuel représentant des mains devant un ordinateur

Sommaire

La qualité est un élément important dans tous les domaines, et s’assurer que les standards qualités sont respectées est une priorité pour tous, à tous les niveaux du cycle de vie d’un produit ou d’un service. La digitalisation des systèmes de management de la qualité (SMQ) est aujourd’hui inévitable, principalement dans les secteurs réglementés.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la qualité (SMQ) ?

Un logiciel de gestion de la qualité est un outil qui permet à une entreprise de gérer efficacement ses activités de gestion de la qualité et de se conformer aux réglementations et aux normes de qualité en vigueur.

Il permet à une entreprise de planifier, de mettre en œuvre, de surveiller et de contrôler ses activités de gestion de la qualité. Le logiciel de gestion de la qualité peut être utilisé pour automatiser et gérer diverses tâches du système de management de la qualité, telles que la collecte de données, l’analyse de données, la gestion des non-conformités et la communication avec les parties prenantes.

Le logiciel de gestion de la qualité peut également aider à s’assurer que l’entreprise respecte les réglementations et les normes de qualité en vigueur, et peut fournir des rapports et des analyses qui permettent de suivre les progrès et de déterminer les domaines d’amélioration.

Pourquoi mettre en place un système de management de la qualité numérisé/digital ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les industries (très réglementées) peuvent vouloir mettre en place un système de management de la qualité digitalisé :

  • Amélioration de la qualité des produits et services : un système de management de la qualité en digital peut aider les entreprises à améliorer la qualité de leurs produits et services en identifiant et en corrigeant les problèmes de qualité de manière plus rapide et plus efficace.
  • Conformité réglementaire : dans les industries très réglementées, il est important de se conformer aux réglementations en vigueur. Un système de management de la qualité en digital peut aider les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires en gardant une trace de toutes les activités de l’entreprise et en garantissant que les produits et services répondent aux normes requises.
  • Amélioration de l’efficacité opérationnelle : un système de management de la qualité en digital peut aider les entreprises à améliorer leur efficacité opérationnelle en automatisant certaines tâches et en permettant une meilleure collaboration et communication au sein de l’entreprise.
  • Amélioration de la réputation de l’entreprise : en améliorant la qualité de ses produits et services et en se conformant aux réglementations, une entreprise peut améliorer sa réputation auprès de ses clients et de ses parties prenantes.

Un système de management de la qualité digitalisé peut aider les entreprises à améliorer la qualité de leurs produits et services, à se conformer aux réglementations en vigueur, à améliorer leur efficacité opérationnelle et à améliorer leur réputation.

Quels sont les freins potentiels à la mise en place d’un système de management la qualité ?

La mise en place d’un système de management de la qualité est un processus avec des limites qui sont surmontables avec la bonne solution à portée de main.

Limites/FreinsSolutions
Coût
Mettre en place et maintenir un système de management de la qualité peut être coûteux, en particulier pour les petites entreprises.A chacun sa solution ! Le logiciel de management de la qualité se modélise selon la taille de l’entreprise et ses besoins. Eviter les solutions « génériques ».
Temps
Il peut être chronophage de mettre en place et de maintenir un système de management de la qualité, surtout si l'entreprise doit s'adapter à de nouvelles réglementations ou normes de qualité.Dans tous les cas, l’entreprise doit s’adapter aux nouvelles réglementations en vigueur. Un logiciel de gestion de la qualité intègre les mises à jour quand nécessaire. Un logiciel déjà conforme facilité l’évolution en termes de temps et ressources (gain).
Complexité
Un système de management de la qualité peut être complexe, surtout si l'entreprise a de nombreuses parties prenantes et doit suivre de nombreuses réglementations et normes de qualité différentes.La mise en place d’un système de gestion de la qualité doit être collégiale avec toutes les parties prenantes afin de le décomplexifier. Ainsi, tous les utilisateurs clé ont une visibilité dans l’implémentation / la modélisation de la plateforme de gestion.
Manque de flexibilité
Un système de management de la qualité peut être rigide et manquer de flexibilité, ce qui peut rendre difficile l'adaptation aux changements de l'environnement de l'entreprise.Le choix de la plateforme de management de la qualité doit se faire avec une vision de l’évolution de la société. Les applications de SMQ sont évolutives avec l’entreprise et l’évolution de ses besoins.
Manque d’engagement des employés
Si les employés ne sont pas engagés dans le système de management de la qualité, il peut être difficile de maintenir son efficacité.Lors du choix et de l’implémentation du SMQ, les utilisateurs clé doivent être partie intégrante du processus afin que tous comprennent les gains du système et participent à son évolution.
Faiblesse de la technologie utilisée
Si la technologie utilisée pour mettre en place le système de management de la qualité est obsolète ou peu fiable, cela peut affecter la qualité des données collectées et la capacité de l'entreprise à prendre des décisions informées.Lors du choix de la technologie utilisée pour la gestion de la qualité, l’évolution de la plateforme doit être un critère de choix afin que le système grandisse avec l’entreprise.

Vers une solution digitalisée de la gestion de la qualité

L’une des raisons premières de digitaliser la gestion de la qualité est la conformité aux réglementations en vigueur, en effet les formulaires papier ou les Excel pose des problèmes de sécurité et d’intégrité des données. Il y a plusieurs avantages à digitaliser son système de management de la qualité (QMS) pour une meilleure conformité aux réglementations :
  • Amélioration de la traçabilité : en utilisant un logiciel de gestion de la qualité, il est possible de garder une trace de toutes les activités de l’entreprise et de générer des rapports qui peuvent être utilisés pour démontrer la conformité aux réglementations.
  • Précision et fiabilité des données : en utilisant un logiciel de gestion de la qualité, il est possible de collecter et de stocker les données de manière précise et fiable, ce qui peut aider à démontrer la conformité aux réglementations.
  • Facilité de mise à jour : un logiciel de gestion de la qualité permet de mettre à jour facilement les processus et les procédures en cas de modification des réglementations ou des normes de qualité.
  • Amélioration de l’efficacité opérationnelle : en utilisant un logiciel de gestion de la qualité, il est possible d’automatiser certaines tâches et de gagner du temps, ce qui peut améliorer l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
  • Pilotage des audits simplifié: la gestion des audits internes et externe est simplifiée, avec un gain de temps dans la revue des données et des documents. Une centralisation des activités d’audit et du suivi des actions correctives et préventives.
Digitaliser son QMS peut aider une entreprise à améliorer la traçabilité de ses activités, à garantir la précision et la fiabilité des données, à mettre à jour facilement ses processus et procédures en cas de modification des réglementations, et à améliorer son efficacité opérationnelle, notamment lors des audits internes ou externes.

La mise en place d’un nouveau système de management de la qualité ou l’amélioration par la digitalisation est une question stratégique pour toutes les entreprises qui dépend de plusieurs facteurs : la taille de l’entreprise, la complexité des processus en place dans les différents départements/services et la vision de l’entreprise sur le long terme.

Dans tous les cas, les notions d’intégrité des données, de conformité et de gain en termes de ressources (temps, coût et humaine) sont des avantages compétitifs auxquels les entreprises doivent faire face aujourd’hui. Les solutions de digitalisation des systèmes de management de la qualité sont à portée de main, notamment avec QMS-4-SME.