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29 août 2024

Les 6 avantages de la digitalisation de la gestion des audits

Dans un environnement où la conformité aux réglementations est essentielle, la digitalisation permet non seulement d’améliorer l’efficacité et la sécurité des audits, mais aussi de renforcer la transparence et la traçabilité des données.

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Un enjeu majeur aujourd’hui est la transformation digitale des organisations, impliquant la connectivité des données, des interfaces, des personnes et des expériences. Investir dans de nouvelles technologies pour simplifier la collecte, l’exploitation et l’analyse des données permet de transformer radicalement les modèles traditionnels. Cette évolution et disruption aident les entreprises à mieux comprendre leurs activités, processus et besoins.

Les auditeurs sont directement impactés par l’évolution des environnements opérationnels des entreprises, ce qui a des conséquences sur les modèles organisationnels, opérationnels et financiers, ainsi que sur la digitalisation des processus. Utiliser des logiciels pour gérer les audits présente de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles basées sur Excel® et les documents papier. Découvrez les six principaux avantages de la gestion digitalisée des audits.

Qu’est-ce que la gestion des audits ?

L’audit est un processus systématique et structuré destiné à évaluer la conformité, l’efficacité et la performance des opérations, des processus ou des systèmes au sein d’une organisation, chez un client ou un fournisseur. La gestion des audits implique la planification, la réalisation, le suivi et la documentation des audits, qui peuvent être internes (réalisés par les employés de l’organisation) ou externes (réalisés par des auditeurs indépendants).

Le but principal de la gestion des audits est d’identifier les écarts par rapport aux normes établies, de garantir la conformité aux réglementations et aux politiques internes, et d’améliorer continuellement les performances organisationnelles.

Gestion des audits via des fichiers Excel® et supports papier

La gestion des audits via des fichiers Excel® est une méthode couramment utilisée par de nombreuses organisations pour documenter et suivre les résultats des audits. Excel® permet de créer des feuilles de calcul structurées où les données peuvent être saisies, organisées et analysées. Les auditeurs peuvent utiliser des formules et des fonctions pour calculer des résultats, générer des graphiques et des tableaux récapitulatifs, facilitant ainsi la présentation des conclusions d’audit.

Les supports papier, encore utilisés par certaines entreprises, se révèlent souvent inefficaces et peu pratiques. Les documents papier sont sujets à la perte, aux dommages et à un classement incorrect, ce qui rend la gestion et la traçabilité des audits plus complexes. De plus, bien qu’Excel® soit efficace pour l’analyse de données, il n’est pas adapté à la gestion de processus d’audit complexes et collaboratifs, et ne permet pas d’assurer l’intégrité et la traçabilité des données. Les risques liées à l’utilisation de fichiers Excel® incluent les erreurs de saisie, la perte de données et les difficultés à suivre les modifications apportées aux documents d’audit.

Les avantages de la digitalisation de la gestion des audits

La transition vers la digitalisation de la gestion des audits marque une étape cruciale dans l’évolution des processus d’audit. Cette approche permet non seulement d’améliorer l’efficacité et la sécurité des audits, mais aussi de renforcer la transparence et la traçabilité des données.

Dans un environnement où la conformité aux réglementations est essentielle, la digitalisation offre des solutions adaptées aux besoins actuels, facilitant ainsi une gestion proactive et efficace des processus d’audit.

1. Efficacité améliorée

Gain de temps

La digitalisation des audits permet tout d’abord de réduire considérablement le temps nécessaire à la préparation, à la réalisation et au suivi des audits. Les processus automatisés et les workflows prédéfinis accélèrent chaque étape de l’audit, libérant ainsi du temps pour les équipes afin qu’elles puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Diminution des erreurs humaines

La digitalisation contribue à minimiser les erreurs humaines fréquemment observées dans les processus manuels. Grâce à des contrôles automatisés et à une validation des données en temps réel, l’intégrité des informations est garantie. Les auditeurs bénéficient d’un accès facile aux données nécessaires, peuvent mettre à jour les informations instantanément et générer des rapports d’audit détaillés en quelques clics seulement. Cette automatisation réduit non seulement la charge de travail administrative, mais améliore également la précision et la fiabilité des audits réalisés.

2. Conformité et traçabilité

La digitalisation des audits assure une traçabilité complète et précise des données liées aux audits, contrairement aux méthodes traditionnelles où cette traçabilité peut être lacunaire.

Le choix d’une application adaptée – telle que GxpAudits – est crucial pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur dans les processus d’audit, grâce à l’intégration de référentiels d’audit et de fonctionnalités avancées assurant l’intégrité des données. Cela permet de garantir que toutes les étapes du processus d’audit respectent les normes en vigueur, renforçant ainsi la transparence et la fiabilité des processus d’audit, indispensables pour les audits de conformité et les certifications.

3. Analyse et reporting avancés

Les outils digitaux offrent la possibilité de créer des rapports d’audit détaillés ainsi que des graphiques permettant de visualiser les tendances, les récurrences et les risques. Grâce à ces fonctionnalités, l’analyse des données est facilitée, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées basées sur des informations précises et complètes. De plus, avec une application telle que GxpAudits, les données peuvent être exportées vers Excel® pour une analyse plus approfondie.

Cette capacité, à extraire et à analyser les données de manière détaillée, renforce la capacité des entreprises à optimiser leurs processus d’audit, aux auditeurs d’être proactifs et à répondre efficacement aux défis opérationnels et réglementaires.

4. Personnalisation et flexibilité

Avec une solution digitale comme GxpAudits, il est possible de créer et de personnaliser facilement des questionnaires pour structurer les audits et analyser les résultats. Les questionnaires peuvent être adaptés en fonction des référentiels spécifiques utilisés tels que ISO, BPF, etc., et des trames d’audit sur-mesure peuvent être conçues rapidement pour répondre aux besoins particuliers de chaque entreprise ou secteur.

Cette flexibilité permet d’ajuster précisément les audits en fonction des exigences particulières, facilitant ainsi pour les auditeurs une évaluation approfondie et adaptée à chaque contexte.

5. Collaboration améliorée : données en temps réel et consolidation

L’utilisation d’une plateforme unique – telle que GxpManager – simplifie la collaboration entre les équipes internes et externes.

En gérant les accès de manière précise, il est possible de définir les autorisations de chaque participant au processus d’audit.
Les workflows peuvent être configurés avec plusieurs étapes et inclure des signatures électroniques en option pour certifier la validation des étapes.
Grâce à la consolidation des données et à l’accès aux informations en temps réel, toutes les parties prenantes disposent des données les plus récentes et pertinentes. Cette approche renforce la communication et la coordination entre toutes les parties impliquées, facilitant ainsi une gestion harmonieuse et efficace des audits.
La disponibilité des données en temps réel permet de prendre des décisions plus rapidement et de réagir immédiatement en cas de non-conformité ou de problème identifié.

6. Suivi et gestion des CAPA

Les actions correctives et préventives (CAPA) peuvent être suivies de manière plus efficace. La gestion des CAPA est intégrée au processus d’audit, ce qui permet de suivre facilement les non-conformités et les actions correctives. Les workflows automatisés garantissent que toutes les étapes sont suivies et que les délais sont respectés.

En intégrant la gestion des audits à un Système de Management de la Qualité (SMQ) cela permet une gestion optimisée des non-conformités avec la mise en place de plans d’action. Cette intégration permet de consolider toutes les données pertinentes et de suivre les informations en temps réel, assurant ainsi une traçabilité complète et une mise en conformité efficace.

Conclusion

La digitalisation de la gestion des audits simplifie la gestion des données pour les auditeurs et les organismes, en garantissant leur conformité et leur intégrité. Pour les entreprises, cette digitalisation offre de nombreux avantages grâce à la centralisation des données sur une plateforme unique, améliorant l’efficacité, la conformité, l’analyse et la collaboration. La transition des processus manuels permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité des audits, tout en restant compétitif.

GxpManager répond aux défis du suivi des audits et du support des auditeurs, notamment en permettant de suivre le nombre d’audits annuels, la charge de travail, les formations et les processus d’intégration des auditeurs. En regroupant tous ces aspects, l’application GxpManager Gestion des Audits (GxpAudits) propose une solution complète pour optimiser la conformité aux régulations en vigueur, que ce soit en interne, chez les clients ou chez les fournisseurs.

Pour plus d’informations ou pour une démonstration personnalisée, n’hésitez pas à nous contacter.

GxpManager Gestion des Audits - GxpAudits

L’application GxpManager Gestion des Audits offre une solution complète et innovante pour digitaliser les processus d’audit internes, clients et fournisseurs.

Elle permet de centraliser la liste de tous les audits, de suivre et d’analyser les questionnaires, et de générer des indicateurs clé de performance (KPI) pour une analyse approfondie.
En intégrant les actions correctives et préventives (CAPA) directement dans le processus d’audit, GxpManager facilite le suivi des non-conformités et des mesures correctives.
Grâce à des workflows automatisés et une gestion précise des accès, l’application améliore la collaboration entre les équipes internes et externes, assure la traçabilité complète des données en temps réel et garantit le respect des réglementations en vigueur.
Elle optimise la charge de travail des auditeurs, leur formation et leur intégration, tout en renforçant la qualité des interactions avec les fournisseurs.

GxpManager Gestion des Audits constitue ainsi une solution exhaustive pour optimiser les processus d’audit, améliorer la conformité et renforcer la qualité des relations avec les fournisseurs, notamment.