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5 juillet 2024

La digitalisation dans l'industrie cosmétique : améliorer la qualité et la conformité avec GxpManager

La digitalisation des entreprises du secteur cosmétique devient indispensable pour être plus productives et assurer la conformité réglementaire.

Affaires réglementaires, BPF, conformité, conformité réglementaire, Cosmétiques, FDA, MoCRA

Le secteur cosmétique est en pleine transformation, marqué par des évolutions sociétales et réglementaires significatives. Dans ce contexte, les entreprises cherchent des solutions pour améliorer la qualité, la traçabilité et la digitalisation de leurs processus. GxpManager se positionne comme un acteur clé pour répondre à ces défis, en proposant une plateforme innovante qui facilite la conformité et optimisent la productivité.

Les Défis de l'Industrie Cosmétique

Défis environnementaux

L’industrie cosmétique fait face à de sérieux défis, notamment sur les plans de la durabilité et de l’environnement. En effet, les entreprises du secteur s’engagent de plus en plus à rendre leurs produits plus écologiques et et à être transparents sur les compositions et les provenances. D’ici 2025, ces sociétés seront tenues de respecter l’objectif ambitieux de zéro déforestation liée à l’approvisionnement en matières premières imposé par la réglementation européenne. De plus, l’interdiction des substances perfluoroalkylées et polyfluoroalkylées (PFAS), également connues sous le nom de « substances éternelles », entrera en vigueur en 2026, ce qui obligera l’industrie à trouver des alternatives plus durables. À plus long terme, d’ici 2040, les entreprises devront faire disparaître complètement les emballages en plastique de leurs produits.

Conformité réglementaire

Au-delà des enjeux environnementaux, le secteur cosmétique doit aussi relever des défis en matière de conformité réglementaire. La transparence sur les origines et les compositions des produits est en effet cruciale pour répondre aux exigences toujours plus strictes des consommateurs, mais aussi aux nouvelles réglementations comme le règlement MoCRA aux États-Unis et la réglementation CSAR en Chine. Ces évolutions obligent les entreprises à revoir en profondeur leurs processus de fabrication et d’étiquetage.

Productivité et compétitivité

Enfin, la productivité et la compétitivité représentent un troisième défi majeur pour l’industrie cosmétique. Réduire les délais de mise sur le marché, améliorer la productivité tout en diminuant les coûts de l’énergie et des matières premières sont autant de priorités pour permettre aux marques de rester compétitives dans un environnement de plus en plus exigeant.

Face à ces multiples défis, l’industrie cosmétique doit donc repenser en profondeur son modèle de développement pour s’adapter aux nouvelles attentes des consommateurs et aux réglementations en constante évolution, tout en préservant sa compétitivité à long terme.

Les Bénéfices de la Digitalisation

Conformité

En termes de conformité, l’intégrité, la traçabilité et la sécurité des données sont assurées grâce à des flux de travail automatisés, des signatures électroniques et des audits rigoureux. De plus, les données sont hébergées dans des centres de données certifiés ISO 27001, garantissant ainsi leur sécurité et leur conformité aux normes internationales.

Productivité

La productivité est considérablement améliorée grâce à la numérisation, permettant un gain de temps de plus de 40 % en éliminant les processus manuels et sur papier. Cette transformation réduit le risque d’erreurs humaines, contribuant ainsi à une plus grande efficacité opérationnelle.

Collaboration

La centralisation des données facilite le travail collaboratif au sein de l’entreprise. Les équipes peuvent accéder à des tableaux de bord personnalisés et suivre les indicateurs clés de performance, ce qui améliore la transparence et la prise de décision.

Gestion de la Qualité

En ce qui concerne la gestion de la qualité, GxpManager permet un suivi rigoureux des non-conformités, des réclamations, des déviations, des rappels de produits, des audits internes et externes, ainsi que de l’évaluation des fournisseurs et sous-traitants.

Gestion de stock

La gestion des stocks est également optimisée, permettant une meilleure planification et un contrôle plus strict.

GxpManager se distingue par sa capacité à offrir des solutions personnalisées et performantes, adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise, garantissant une amélioration globale des processus et une conformité accrue aux réglementations en vigueur.

Cas d'Usage – Master Data Management

Un exemple concret d’une application GxpManager est la digitalisation des processus de Master Data (MDM) pour un client ayant une lourde gestion de documents Excel et papier. La solution a permis :

La centralisation et la traçabilité des données.
La réduction des coûts de stockage et d’impression.
Une gestion facilitée des audits grâce à une meilleure traçabilité et des rapports personnalisés.
Personnalisation et Flexibilité

GxpManager est une solution No Code Low Code, adaptable aux besoins spécifiques de chaque entreprise, qu’il s’agisse de grandes sociétés comme Merck ou de petites biotech. Le processus de mise en place est rapide et ne nécessite pas de compétences en développement de la part des utilisateurs.

Cas d’usage – Artworks

Avec le renforcement constant des réglementations aux niveaux international et national, la production des étiquetages et des packagings pour les produits nécessite désormais un travail collaboratif de plusieurs services au sein des entreprises. En effet, les équipes de marketing, de réglementation, de production, de qualité et de validation légale doivent travailler de concert pour s’assurer que tous les éléments des articles de conditionnement (textes, graphismes, informations légales, etc.) sont conformes aux exigences en vigueur.

Pour l’un de ses clients, GxpManager a mis en place un processus de gestion et de contrôle du flux de vérification et d’approbation des artworks, depuis la création initiale des maquettes jusqu’à la validation en un clic du bon à tirer (BAT). Grâce à ce workflow digitalisé, tous les services concernés peuvent fournir leur avis et leur validation à chaque étape, en centralisant l’ensemble des éléments sur une seule plateforme dédiée. Ce procédé a permis de gagner près de 20% de temps sur l’approbation finale des articles de conditionnement, en évitant les allers-retours et les pertes d’information.

Cette solution digitalisée et collaborative offre ainsi plusieurs bénéfices substantiels :

une meilleure maîtrise du respect des réglementations
une réduction significative des délais de validation
une traçabilité accrue du processus
une implication plus forte de tous les acteurs métiers.
L’optimisation et la sécurisation de la phase cruciale de développement et de validation des conditionnements produits.

Conclusion

L’industrie cosmétique, confrontée à des défis environnementaux, réglementaires et de productivité, trouve en GxpManager une solution de digitalisation complète et performante. En assurant la conformité, en améliorant la productivité et en facilitant la collaboration, GxpManager aide les entreprises à relever ces défis tout en optimisant leurs processus internes. Grâce à sa flexibilité et à ses capacités de personnalisation, GxpManager se positionne comme un partenaire essentiel pour les entreprises souhaitant rester compétitives dans un environnement en constante évolution.

FAQ

Combien de temps dure la mise en place d’une application GxpManager en moyenne ?

La mise en place peut être extrêmement rapide. Pour une solution simple, cela peut prendre de dix jours à un mois, selon votre disponibilité et la complexité de vos processus.

Quel est le coût de la solution GxpManager ?

Le coût dépend du nombre d’utilisateurs et de licences nécessaires, ainsi que des options choisies pour la plateforme (comme l’analyse de risque, la gestion des audits, la système de management de la qualité, etc.). Chaque utilisateur à un rôle prédéfini et les accès sont ajustés en fonction des besoins spécifiques.

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Peut-on adapter le vocabulaire de l'outil, par exemple remplacer NCF par un autre terme spécifique à notre entreprise ?

Oui, la plateforme est personnalisable et nous pouvons adapter les intitulés selon vos besoins spécifiques.

Quel est l'effort de validation à mener pour une application GxpManager ?

La plateforme GxpManager est préqualifiée et les applications sont testées. En effet, lors de la personnalisation de la ou des applications, nous effectuons des tests de validation additionnels par les utilisateurs. Nous fournissons des dossiers de qualification pour faciliter la validation interne de l’application par rapport à son utilisation finale par les utilisateurs, réduisant ainsi les efforts de validation requis.

Pour plus d’informations ou pour une démonstration personnalisée, n’hésitez pas à nous contacter.